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撰寫論文、學術研究、編修家譜、個人工作經歷查考……學習工作生活中，我們可能會有查詢利用檔案的需求。
然而，不少人有這樣的“困惑”：不知道要查詢的檔案在哪里，不清楚查詢利用檔案的流程手續。即使這些都了解，也還有更令人“撓頭”的，需現場查詢的檔案在異地，距離遠、花費大且時間成本高。
令人欣慰的是，查檔用檔的“門檻”現在已大為降低。近年來，國家檔案局和各級國家檔案館注重加強檔案信息化建設，持續優化檔案利用環境，簡化檔案利用程序，不斷滿足人民群眾的檔案信息和檔案文化需求，取得顯著成效。
網站端移動端齊發力，“跨地查詢”不再難
北京市民張先生辦理退休手續時發現，自己在河北石家莊市欒城區有段工作經歷沒有接續上。“少了這段經歷，工齡不完整也影響退休待遇。”一時間，張先生有些著急。
怎么辦？一個有效辦法是，通過欒城區檔案館查詢到當時的工作檔案，將檔案證明材料提交給單位。身邊同事告訴張先生，在全國檔案查詢利用服務平臺上就能提出跨地查詢申請，無需異地跑。
張先生抱著“試試看”的態度，登錄全國檔案查詢利用服務平臺，并向欒城區檔案館提交查檔申請。收到申請后，欒城區檔案館工作人員任西果立即與張先生電話聯系，反復確認所需材料的內容。
很快，張先生在欒城工作時的檔案內容被找到。事不宜遲！任西果根據有關規定對檔案內容進行審核、復印、蓋章，當天通過快遞發出。收到快遞件的那一刻，張先生表示：“檔案部門工作效率這么快、服務態度這么好，必須點贊。”
這僅是近年來國家檔案局和各級國家檔案館利用互聯網為公眾提供檔案查詢利用服務的一個縮影。2021年1月1日，新修訂的檔案法正式施行，為做好新時代檔案工作提供了法律制度遵循。其中，新增“檔案信息化建設”等專章。
“數據多跑路、公眾少跑腿”，讓公眾實現足不出戶利用檔案。2022年7月6日，由國家檔案局建設的全國檔案查詢利用服務平臺上線。2025年7月6日，該平臺移動端推出。
“群眾查檔利用途徑包括到館利用和網上查詢。通過網站端和移動端，基本涵蓋群眾查訪民生檔案信息的主渠道和手段。”國家檔案局科技信息化司信息化推進處處長馮劍波表示。
馮劍波給記者演示了該平臺的操作步驟：在網站或移動互聯網應用程序（App）完成實名注冊；登錄后，首頁界面清晰顯示“我要查檔”“我要咨詢”等功能模塊；查檔時，用戶填寫查檔需求，明確時間范圍、主題、關鍵詞等信息，再選擇目標檔案館，查檔申請就被發送。
“這時目標檔案館工作人員手機會收到提醒，登錄平臺會顯示新增的查檔需求。根據信息，工作人員與用戶聯系，查到檔案后通過電子郵箱或郵政寄遞提供服務。如查不到、查不全，工作人員會及時向利用者反饋。”馮劍波介紹。
據統計，3年多來，全國已有2300余家檔案館接入平臺，為超23萬注冊用戶提供了18萬余次的查檔響應。
平臺建設機制完善同推進，檔案資源更豐富
“為提升服務意識，平臺有督導機制。我們每周巡視、每月匯總，對于沒有在規定時間辦結的，會向各省（區、市）檔案部門發出提醒。”國家檔案局科技信息化司信息化推進處干部劉璐介紹。
在天津市檔案館查閱服務大廳，工作人員登錄全國檔案查詢利用服務平臺的“查檔反饋”工作界面，記者看到，界面上利用者、反饋人及日期、是否超時等信息一目了然。
“從類型看，利用者主要查詢學籍、工作調動、個人榮譽等方面的民生檔案。我們由專人負責相關事項，要求‘第一時間接單、第一時間聯系群眾、第一時間辦結回復’。”天津市檔案館利用部副主任白云介紹。
除了全國檔案查詢利用服務平臺，“十四五”時期，各級國家檔案館不斷推進查檔平臺建設，拓寬為民服務渠道。
2021年，天津市檔案館上線“惠民政策掌上查”，2024年進駐天津政務服務“津心辦”平臺，推動惠民政策與檔案資源線上直達。同時，與廣東、黑龍江、新疆等地的33家檔案館簽訂民生檔案異地跨館利用協議；融入“京津冀民生檔案共享利用平臺”，推動區域內民生檔案資源互聯互通。
在山東，省檔案館整合省市縣三級國家檔案館查檔渠道，建成全省統一查檔系統——“在魯查檔”平臺。通過該平臺及集成到“愛山東”政務服務App的應用功能，利用者可隨時隨地向接入平臺的任一檔案館提交查檔需求，使檔案查詢服務由“多地跑”，變為“一網查”“掌上查”。
“在寧夏，群眾線上查檔可登錄我的寧夏App和寧夏檔案服務網，查閱全自治區各級27家檔案館開放的近4萬條數字檔案。”寧夏回族自治區檔案館保管利用處處長王曉東介紹，利用館際共享服務系統、全國檔案查詢利用服務平臺，可實現“線上查詢、館際聯動、就近出證”。
一方面，積極應用新技術，推進查檔平臺建設；另一方面，破除不適宜工作發展要求的機制，加強服務能力建設。
之前，由于橫向協調機制不健全，檔案“收集難”問題一定程度存在。馮劍波表示，這些年通過建立健全企業檔案、機關檔案收集協作機制，加強電子檔案收集、歸檔、移交，很好解決了這一問題，檔案資源更加豐富。
同時，檔案相關政策和制度持續完善。2022年《國家檔案館檔案開放辦法》發布，明確檔案開放范圍、流程、操作等；2024年《電子檔案管理辦法》發布，加強和規范了電子檔案管理……這些政策舉措既讓各級國家檔案館工作有章可循、有規可依，又讓群眾查檔咨詢更加便捷、舒心。
數字化智能化聚合力，服務場景更多元
走進位于北京東城區的中國第一歷史檔案館（以下簡稱“一史館”）檔案利用服務大廳，電子檔案查閱室內上百個查檔機位整齊排列，利用者邊查閱、邊記錄。
一史館利用處處長王征介紹，該館持續推進檔案數字化工作，近5年共分13批次開放數字化檔案46萬件、建成檔案全文資源12種；通過目錄圖像對照、全文內容檢索等方式，利用者可對館藏77個全宗中的45個全宗510余萬件檔案進行檢索查閱，館藏檔案開放數量超50%。
“為提升利用者查檔體驗，一史館還定制開發檔案利用綜合管理系統，實現檔案利用流程全自助服務、檔案資源毫秒級檢索、多類型檔案資源的跨庫檢索和一鍵通查。”王征說。
近年來，檔案部門遇到一個難題：檔案成批量移交進館，如何提高鑒定審核效率，最大程度實現開放利用？
“在這方面，我們做了一些創新，比如與檔案移交單位、鑒定部門和第三方協同聯動鑒定。同時，在初審環節，采用語義分析技術，構建檔案鑒定算法模型，開展智能鑒定，大大提高鑒定審核效率。”劉璐介紹。
據了解，河北、山西、安徽、湖北、廣西，以及寧波、廈門、南京、武漢等地檔案館積極建設智能審核系統。陜西省西安市檔案館應用大模型對4萬余份檔案進行智能審核，準確率超92%。
鑒定審核效率大幅提升的同時，數字檔案館建設有序推進。“十四五”時期，各級國家檔案館加強目錄數據庫和全文數據庫建設，實現目錄與全文掛接，通過多模式檢索、跨庫檢索等提高查檔精準性。
“建設目錄數據庫、全文數據庫，能讓我們做到館藏底數清、家底明。”天津市檔案館網絡安全和信息化辦公室副主任張迪表示，市檔案館正在此基礎上積極探索構建館藏專題知識庫，利用檔案編研成果，通過對其中人物、機構、事件等信息的抽取，構建檔案所反映的事物內在聯系，方便利用者了解此主題的歷史脈絡，也為檔案資源深度開發利用打下基礎。
建設“智能編研”應用、“智能檢索”應用，運用新技術促進檔案資源開發利用的探索不止這些。“十四五”時期，各級國家檔案館依托檔案資源，編纂研究成果，組織線上檔案文化講座，開展檔案數字資源進校園活動，推出檔案微視頻、專題片等，進一步滿足群眾的檔案文化需求。
“面向‘十五五’，我們將繼續推進檔案信息化建設，推動各地更多的國家檔案館接入全國檔案查詢利用服務平臺，積極構建國家和地方查檔利用體系，加大檔案信息深度開發力度，在滿足群眾需求上持續發力。”馮劍波表示。
編輯：程璇